Automatización Robótica de Procesos

Historial de movimientos financieros

Los clientes de bancos y financieras suelen llamar a los contact center para solicitar certificados históricos de sus movimientos financieros, para acreditar dicha información frente a instituciones de gobierno o embajadas. Ese proceso podía tomar hasta cinco días hábiles en la entrega de información.

Las instituciones que han implementado robots de Rocketbot disminuyeron  a un minuto y cuarenta segundos el proceso. De esta forma, se generó un impacto positivo en la valoración de los clientes de dichas instituciones financieras.

• Mejora en la tasa de eficiencia en la entrega de extractos, pasando de 5 días a menos de 2 minutos por requerimientos
• Mejora la experiencia del cliente en el proceso de entrega de extractos bancarios del 45% al 95%.

Conciliación cierre de cajas (Front)

En muchos bancos y financieras, los cajeros y supervisores dedican tiempo adicional al cuadre y cierre. Al existir diferentes plataformas con las que se interactúan, ellos pueden tardar mucho tiempo en encontrar diferencias, lograr la regularización y volver a cuadrar.

Mediante el uso de Rocketbot, las tareas de extracción de información y cuadre pasaron a ejecutarse 100% de manera automática, conciliando y cuadrando información de más de 16 plataformas, mientras los cajeros realizan sus tareas operativas.

• Proceso 100% automático.
• Porcentaje de error del 0%.
• Reducción de un 50% del tiempo.

Los bancos y entidades financieras se ven obligadas a embargar y/o suspender cuentas por órdenes judiciales, ya sea por motivos delictuales, no pago de pensiones, u otro tipo de demandas. Este es un proceso manual que conlleva muchas horas de trabajo y gestión de procedimientos manuales.

Hoy gracias a Rocketbot es posible automatizar el 80% de este proceso. Las instituciones bancarias y financieras que han implementado Rocketbot logran retener los movimientos bancarios en tiempo y forma, disminuyendo los incumplimientos SLA.

• Se integra Google Vision para la lectura de documentos escaneados.
• Se logra automatizar el proceso en un 80%.
• Se reduce a 0 las multas correspondientes a incumplimiento de SLA.

Confirmación de Pagos de Primas

Una aseguradora internacional recibe las comprobaciones de pagos de primas de sus agentes y asegurados, por correo electrónico, en diferentes horarios y en diferentes formatos. La diferencia horaria ralentizaba las respuestas a los clientes.

Las aseguradoras que implementaron Rocketbot en sus procesos de comprobación de primas y pagos, redujeron el tiempo de respuesta, con menor cantidad de recursos y mayor seguridad para los clientes.

• 60% de ahorro en tiempo de ejecución de procesos.
• Seguridad de respuesta al cliente.
• Reducción de un 80% en el uso de recursos.

Recaudo de Carteras

El proceso de recaudo de cartera es una operación manual en la cual se ejecutan pasos secuenciales y repetitivos, tales como conciliación de cartera, cálculo de morosidad, cobros prejurídicos, y jurídicos, además de un sin fin de tareas que son demorosas y repetitivas.

Es así como las empresas que se han unido a Rocketbot han visto que los procesos automatizados generan una mayor precisión en cálculos, gestión e información. Esto ha permitido que los colaboradores puedan agregar valor a la entidad.

• Usando Rocketbot aumenta enormemente la precisión, mitigando los riesgos de cálculos o de una mala administración de la información.
• Personas que previamente hicieron este proceso, ahora pueden disponer de tiempo para trabajar en otras actividades que generan mayor valor para la entidad.

Realizar un proceso de pago a proveedores, lo ejecuta de manera manual mediante la realización de pasos secuenciales y repetitivos.
El analista ingresa a la aplicación local (Cliente Servidor) y descarga un archivo de Microsoft Excel. Allí presenta de manera consolidada los servicios autorizados a gestionar por los proveedores.
Hoy en la industria de seguros, que han implementado Rocketbot, han logrado reducir el tiempo de ejecución de pagos a proveedores y además generan reportes de pagos de manera automatizada.
Los colaboradores se han visto impactados dedicando su tiempo a tareas que aportan más valor a la empresa.

• Usando Rocketbot se evitará la acumulación de facturas para fin de mes o de año.
• Los informes de Rocketbot permiten extraer el reporte de pagos de manera automática.

Emisión de Pólizas de Seguros

La emisión de pólizas es el proceso central de todas las aseguradoras y por su complejidad, requiere de una cantidad importante de recursos humanos y tecnológicos.

El proceso requiere de la recepción, clasificación y revisión de grandes volúmenes de información, que llegan en diferentes formatos y estructuras.

Hoy las compañías aseguradoras que han implementado Rocketbot, han logrado alcanzar un aumento del 100% de productividad. Además, han conseguido operar 24/7, los 365 días del año, lo que permite a las aseguradoras establecer SLA mucho más ambicioso e integrar los procesos de manera digital y offline mancomunados.

• Aumento del 100% en la productividad del área.
• Permite un proceso continuo que puede operar 24×365.
• Permite establecer SLA más ambicioso.

Cartera de Seguros

Un bróker de seguros, con una operación importante y muy activa en el rubro automotriz, invierte gran cantidad de tiempo, recursos en conciliar y en mantener actualizado su sistema corporativo de clientes (CRM).

El proceso incluye la descarga de reportes del sistema CRM del despacho, así como los estados de cuenta que proporciona la aseguradora cada 10 días.

• Se definió un plan de trabajo para incorporar un robot para cada aseguradora y así poder realizar el proceso de conciliación de forma automática y sin la intervención humana.
• El proceso se dividió en diferentes partes: un robot extrae información del sistema CRM de la oficina y otro robot extrae los extractos de cuenta del sitio web de la compañía de seguros.

Compensación de Puntos

Los robots de Rocketbot ahora automatizan la consulta y procesan los datos en una plataforma online.

Una vez realizada la compensación, son ellos mismos quienes envían el correo al cliente con la confirmación de sus puntos. La compensación, al ser automática, se refleja luego de 24 horas hecha la solicitud, en vez de los siete días que tardaba el sistema manual.

• No se utiliza personal de atención al cliente para la tarea. Se calcula que, de no existir los bots, debería implementar un equipo de cinco personas, de lunes a domingo, y con jornada completa, para solventar la tarea.
• Errores asociados a la compensación de puntos se redujeron a cero.
  Se redujo drásticamente el costo asociado a los llamados por parte de los ejecutivos para responder a la incertidumbre de los clientes.
  Seguridad y satisfacción de los clientes en su respuesta.
• La disponibilidad de los reclamos en ambas plataformas dependían del tiempo, contingencia y disposición del ejecutivo de ventas o atención al cliente. Alto número de errores o incongruencias en ambas bases.
  Los robots de Rocketbot permitieron integrar la plataforma CRM y de Calidad. Al ingresar un caso de calidad de producto en el sistema, los robots se encargan de reflejarlo en ambas bases.

  Con la disponibilidad en línea y en tiempo real de los casos de calidad, la empresa podía detectar la recurrencia de reclamos por calidad en productos y emitir avisos preventivos a otros clientes.

• Ahorro de tiempo para ejecutivos de ventas y atención al cliente, que solo deben ingresar el caso de calidad una vez.
•  Disminución de errores e incongruencias en bases a cero.
•  Ambas plataformas mantienen la data en tiempo real.
• No se necesita personal dedicado a la integración de ambas bases.

Reporte de Eficiencia

Antes de Rocketbot, una persona destinaba media jornada diaria, de lunes a viernes, para elaborar manualmente los informes de productividad en cajas y luego distribuirlos a los locales de la compañía. No había datos de los turnos del fin de semana.
Existencia de retrasos en los reportes y fallos de información, que repercutían en problemas con los pagos de bonos hacia cajeras y cajeros.
Los robots de Rocketbot se encargan de procesar, ejecutar y envíar los informes a locales a las 8:00 am. El reporte queda disponible a primera hora de cada jornada.

• Los reportes de eficiencia están disponibles para los locales cinco horas antes. Además, se agregan los reportes del día sábado y domingo.
•  No se necesita de un trabajador obligado a salir de las labores de atención en locales ni uso de horas extra.
•  Los errores en informes de eficiencia se eliminaron y mejoró la satisfacción entre cajeras y cajeros, al no existir incongruencias en sus bonos de desempeño.

Antes del uso de Rocketbot, un equipo de trabajadores se encargaba, todos los días, de asignar el stock de productos a las tiendas ecommerce asociadas a la compañía. La variabilidad del stock estaba sujeta al horario de oficina del equipo, que los sábados y domingos solo trabajaba medio día. Los robots de Rocketbot ejecutan un programa que recoge y depura los números de stock, en los productos asociados a las tiendas ecommerce.

Otro grupo de robots recoge los datos de la base actualizada y asigna el stock a las distintas tiendas ecommerce de la compañía.

• El stock queda asignado a cada tienda a las 8:00 de la mañana. La base real de stock queda optimizada los sábados y domingos, no de manera parcial como ocurría con el equipo humano.
•  Se evita la cancelación de compras de clientes que los fines de semana adquirían productos sin stock.
•  El equipo especializado destina el tiempo ahorrado para otras labores tanto creativas como productivas, en el área de Ecommerce y Atención al Cliente.

Proceso Quincenal de Planilla

Los robots de Rocketbot ahora automatizan desde la identificación de la fecha del periodo que se debe correr el reporte de horas trabajadas, hasta la manipulación del cálculo del total de horas trabajadas por cada personal. Desglosa a modo de detalle las horas trabajadas por día y totales por cada personal y así también consolida el total.

El formato de verificación de las horas trabajadas es amigable e indica de manera proactiva quienes son las personas que requieren revisión de notas especiales.

Automáticamente las horas trabajadas por cada personal son actualizadas en el reporte final del cálculo del pago final en una plantilla estandarizada.

• La interacción humana se redujo meramente a la validación de notas especiales incluidas en el reporte.  
• El proceso completo paso de tardar 4-5 horas a 30-40.

Plataforma de notificación 

Reducción de costos de la contratación de una plataforma que hace envíos de notificación a los pacientes luego de haber asistido a una cita.

Automatizar el proceso de detección de los pacientes que asistieron a la cita y enviarles una notificación con la solicitud de hacer un Google Reviews.

• El cambio del mecanismo de contacto con los pacientes fue transparente, por lo que ellos no tuvieron ningún cambio durante el proceso.
• La reducción de costos fue inmediata, representando menos del 5% del costo total original.

Disminuir la cantidad de llamadas entrantes generadas por los pacientes que notifican que han llegado a una cita y que están listos para ser atendidos.

Se implementó un nuevo proceso de notificación automática, por mensaje de texto, para los pacientes con citas del día, de tal forma que ellos respondan a ese mensaje de texto notificando que ya están listos para ser atendidos.

• 8 de cada 10 pacientes están respondiendo satisfactoriamente la comunicación recibida, lo cual permite al staff conocer que paciente ha llegado vía mensaje de texto.
• Los Robots se encargan de notificar de manera automática al staff cuando un paciente ha respondido la notificación y de manera directa indica qué mensaje ha enviado.
• Este sistema crea una mejor percepción de servicio al cliente.

Reducción del tiempo que el equipo de verificación de seguros invierte por cada paciente para completar el formulario de información, requerido previo a su cita.

Implementación de un sistema completo del flujo de verificación de seguro basado en la búsqueda anticipada de pacientes y los datos requeridos para ser ubicados dentro de los sitios webs, de cada aseguradora, para luego extraer la información necesitada de acuerdo al formulario de verificación.

• Finalmente, el documento se pone a disposición del staff, para que pueda continuar la parte final de la verificación, requerida de acuerdo a cada caso.
• La reducción del tiempo por cada paciente en la verificación de la información de su seguro ha sido hasta de un 50%.
• La información dispuesta en los formularios es más precisa, lo cual disminuye errores en la calidad de la data, para luego ser actualizada en el expediente de cada paciente.

Control de Llamadas

Atención a las llamadas perdidas de pacientes con una brecha menor en el tiempo de espera.

Se diseñaron Robots que comunicaran al paciente un mensaje automático luego de haber generado una llamada perdida y que en breve será atendido.

Asimismo, este evento disparador permite que el staff reciba una notificación con la información precisa de quién debe ser contactado.

• De esta manera, los pacientes saben que se les tiene presente para pronto ser contactados y que su llamada es valiosa para la práctica.
• Se evita imprimir decenas de miles de hojas por mes, correspondientes a retenciones judiciales.

Una empresa de salud, con clínicas a nivel nacional, requería de cuatro personas que trabajaran, a tiempo completo, para generar los estados de cuenta semanal para los médicos de la red. El proceso incluía: la extracción de la información del sistema de la empresa, homologarla y generar los reportes individuales.

Con la adopción de Rocketbot, se implementó un robot para recepcionar  el correo que llega en formato XML y PDF. En caso de excepciones, notifica a la supervisión. El robot valida el XML y guarda una copia de la confirmación. Finalmente, prepara un reporte y actualiza las bitácoras del proceso.

• El robot prepara un reporte y actualiza las bitácoras del proceso. Todo se realiza de forma automática. Así se permite liberar a cuatro personas de sus actividades cotidianas.
• Un robot recibe el correo con el XML y el PDF, los descarga, los valida, y en caso de excepciones notifica a la supervisión. Valida el XML en el pack designado y guarda una copia de la confirmación.

Revisión de Datos Formularios Web VS Soportes Físicos

Proceso de verificación manual de datos, en los documentos de importación y exportación, para detectar inconsistencias. Primero se verifican los documentos de exportación e importación vs lo que se transcribió en el Formulario de Movimiento de Mercancías de la aplicación web del ente operador. Dependiendo de los datos registrados se procede a la aprobación o rechazo del formulario. Finalmente se cambia el estatus en el sistema.

• Asegurar la capacidad operativa ininterrumpida del proceso de verificación de soportes 24/7 – 365.
• Ahorro aproximado de 866 horas hombre al mes.
• Evitar sobrecostos por turnos innecesarios.

Carga de Manifiestos

Proceso de transcripción manual de los datos de las guías físicas, para cargar la información de mercancías provenientes de las diferentes aerolíneas, en los sistemas MUISCA y en la aplicación web del ente operador aeroportuario. En el proceso s e transcribe la información de las guías físicas recibidas en la macro Excel del Prevalidador DIAN, y se genera un archivo XML. Este archivo se sube en MUISCA para reportar el manifiesto de mercancías.

Seguidamente se sube el XML a la aplicación web, del ente operador, para posteriormente ser facturado a través del sistema contable cuando esté cerrado el vuelo.

• Ahorro aproximado de 478 horas hombre al mes.
• Reducción de los reprocesos por error humano en la transcripción en un 100%.
• Las personas que realizan este proceso de transcripción podrán dedicarse a tareas de mayor valor. 

Tracking de Importaciones

El proceso de Trazabilidad de importaciones consiste en leer un archivo Excel de entrada con la información de las compras realizadas a los diferentes proveedores y sus respectivos datos de importación. Estos datos se deben verificar contra las páginas de las Navieras, intermediarios y los puertos para asegurar la integridad de la carga y que no hayan cambiado los datos.

• Ahorro aproximado de 42 horas hombre al mes.
• Disminución de los tiempos de ejecución del proceso en un 91,7%.
• Minimizar el riesgo de multas por cambios no detectados en la importación.

Aprobación de Solicitud de Retiros

Este proceso consiste en la validación y aprobación de solicitudes de órdenes de retiros, los cuales son radicados por los clientes, en el portal del puerto. En estas solicitudes se debe realizar la validación y aprobación de los retiros, se les hace control aduanero como las órdenes de Retiro de Contenedores y Carga Suelta. Para la validación se revisan los documentos y se comparan sus datos contra lo registrado en la DIAN y en el portal del puerto, para saber si la información aduanera está debidamente autorizada y de ser así, se aprueba la orden de retiro.

• Ahorro aproximado de 866 horas hombre al mes.
• Incremento de la capacidad productiva de los colaboradores para dedicarse a tareas de mayor valor.
• Reducción de reprocesos en un 100% por error humano en la validación.

Autogestión de Tracking de Importaciones 

Este proceso consiste en brindar a los clientes, que contratan el servicio de importaciones y exportaciones, un mecanismo por medio del cual ellos estén informados del estado de la carga en tránsito. En este proceso se debe consultar el estado de la carga, tanto en las páginas de las navieras, como en las aerolíneas, para reportarle al cliente la situación de la mercancía y notificar oportunamente en caso de cualquier eventualidad.

• Ahorro aproximado de 75 horas hombre al mes.
• Habilitar un servicio de Tracking de importaciones ininterrumpido 24/7 – 365.
• Incrementar la satisfacción del cliente al brindar un servicio oportuno y eficiente.

Conciliación Financiera de Proyectos

En el mundo de la contabilidad, la conciliación financiera de proyectos es un proceso que requiere mucha dedicación para tomar información de diferentes sistemas internos de una empresa. Esto puede requerir muchas horas de trabajo de búsqueda, conciliación y análisis. Uno de nuestros clientes implementó Rocketbot y la plataforma permitió que una serie de robots ingresen a los distintos sistemas internos y descarguen las órdenes de compra, actas, entradas, salidas, inventarios y facturas. Todo se verifica con los registros contables.

Con esto, se busca detectar inconsistencias en la información de cada uno de los sistemas y se genera un Excel donde se registran estos datos.
De esta forma, se reduce en hasta un 80% los tiempos de ejecución y ha logrado un 0% de error en el proceso de conciliación.

• 100% de cumplimiento con los SLA.
• 80% de disminución en los tiempos de ejecución.

Trazabilidad de Importaciones

La trazabilidad de importaciones es un proceso bastante complejo por la dispersión de información. Uno de nuestros clientes requería un equipo humano dedicado 100% al seguimiento. Con Rocketbot, este proceso se automatizó, a través de la implementación de robots, que diariamente consultan la información de compra de la empresa y la comparan con la información de las importaciones realizadas por siete navieras, dos agentes intermediarios y dos puertos, con la finalidad de asegurar la carga para evitar costos adicionales.
Mientras antes este proceso lo realizaban los colaboradores, hoy se ha reducido en un 90% los tiempos de ejecución. Además, los colaboradores pueden añadir valor a otras operaciones de la empresa.

• Proceso automatizado en un 100%.
• Reducción de un 90% en los tiempos de ejecución.
• 0% de error en la conciliación entre compras e importaciones.

Conciliación Bancaria y Registros de Pedidos en Línea 

Una empresa realizaba un proceso automatizado de conciliación bancaria online, a partir de la información recibida por ocho instituciones financieras. Luego, hacía una validación entre su sistema de pagos y SAP con la finalidad de tener control de su liquidez, de los ingresos y egresos de dinero.

Mediante el uso de Rocketbot, se generó la lectura de movimientos de los distintos bancos y posteos en su sistema de pagos y en SAP.

Mediante el uso de Rocketbot, generó la lectura de movimientos de los distintos bancos y posteos en su sistema de pagos y en SAP.

• Proceso automatizado en un 100%.
• Reducción de un 90% en los tiempos de ejecución.
• 0% de error en la conciliación bancaria.